企業によって、どの程度緊急事態に備えているかは異なります。将来的な緊急事態に備えて対策を講じたい場合は、緊急時対応計画であるコンティンジェンシープランへの理解を深めておくことが重要です。
「どのようなものかわからない」「リスクマネジメントやBCPとの違いは？」という疑問を抱えている方のため、概要や策定の注意点について解説します。
この記事を読むことで具体的な策定方法もわかるようになるので、ぜひ役立ててみてください。
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コンティンジェンシー（Contingency）は、日本語に訳すと「不測の事態」です。コンティンジェンシープランとは、災害やテロのほか予測できないような大きな事故などに備えるための計画のことをいいます。
緊急事態による事業への影響を最小限に抑えるため、どのような施策を実行すべきか、どういった行動指針を考えておくべきか記した緊急時対応計画を作成しておきます。
コンティンジェンシープランと似ているものとして、リスクマネジメントがあります。
リスクマネジメントとは、企業がどのようなリスクを抱えているか把握したうえでリスクを管理し、損失を回避したり、軽減したりするための一連のプロセスを指します。リスクマネジメントでは、リスクの特定や評価、管理といったものを中心にリスクを予防するための対策を考えて実行に移します。
一方、コンティンジェンシープランの場合は、リスクの予防というよりも緊急時に行うべき対応策です。目的は異なりますが、これら2つはどちらも企業を支えるために重要なものといえるでしょう。
企業が、災害、事故、感染症、その他の事象による被害を受けても、取引先等の利害関係者や社会から、重要業務が中断しないこと、中断してもできるだけ短い期間で再開することが望まれています。この実現を目指す計画が、「事業継続計画」（BCP：Bushiness Continuity Plan）です。
このBCPによって「顧客の他社への流出」、「マーケットシェアの低下」、「利益や売り上げの低下」、「企業の評価の低下」等の問題をまぬがれようとするのです。
つまり、リスクを想定し、事前に対策を行う点では同じです。
相違点としては、BCPは通常業務に復帰するまでの包括的な計画であるのに対し、コンティンジェンシープランは緊急時を対象とした比較的短期間の計画です。
また、BCPは緊急時に優先して継続すべき業務を決めますが、コンティンジェンシープランでは各業務において緊急事態の対応を行うといった違いもあります。
関連記事：BCP(事業継続計画)とは？取り入れるメリットと確認すべき注意点
近年は、緊急対応が迅速に実行できるか否かで他社との差別化を図ることができるという点で、コンティンジェンシープランの重要性が注目されるようになっています。
その要因として挙げられるのが
①災害リスクが高まっている
②情報システムが重要視されつつある
といった上記の2点です。それぞれ解説します。
コンティンジェンシープランが注目されている要因の一つが、近年における災害リスクの高まりです。地震や大雨、台風などが立て続けに発生しており、南海トラフ地震や首都直下型地震も高い確率で発生が予想されています。
日本は自然災害の多い国として知られており、今後いつ予測できない災害が発生するかはわかりません。災害が発生した際、前もって十分な対策を行っている企業と全く実施していなかった企業とでは、被害に大きな差が出てしまうことでしょう。
被害が大きくなればそれだけ損害額が増えますし、場合によっては事業を継続できないことも考えられます。災害に備えるためコンティンジェンシープランが注目されている状況です。
経済がグローバル化していることも関係し、多くの企業にとって不可欠な存在といえるのが情報システムです。一方で情報システムを標的としたサイバーテロの発生件数も増加傾向にあり、企業はリスクに備えて対策をとっておかなければなりません。
サイバーテロの内容によっては取引先や顧客に影響を与える可能性があるため、コンティンジェンシープランで備えておくことが求められます。
実際に自社でコンティンジェンシープランを策定していこうと考えた場合、どのような形で行っていけば良いのでしょうか。策定する際は、以下のような流れで進めるのが一般的です。
まず行うのが、リスクの洗い出しです。先にリスクを確認しておかなければ、企業としてどのような非常事態が想定されるのか見えてきません。
自然災害やテロなどは、どの企業でも備えておくべきリスクです。
そのほか、業種や業界により想定されるリスクは異なります。発生する可能性が低いリスクも含めて洗い出しておきましょう。このとき、リスクを正しく想定しておかないと、そのあとで策定するコンティンジェンシープランが的外れなものになってしまう可能性もあるので、注意が必要です。
無料で資料請求 →実際に緊急事態が発生した場合、被害の内容や規模を事前に予測する必要があります。自社が被る可能性のある被害だけでなく、非常事態が及ぼすインフラに対する影響も考えておくことが重要です。
たとえば、自然災害は発生した際は、従業員の負傷や設備の損壊などの可能性があります。ですが、この他にもネットワークが停止することによって業務に必要なデータが破損してしまう、交通網が麻痺することによって製造に必要な部分品が届かないなど、物流面被害も考えられます。さまざまな角度から被害の予測が必要です。
想定していたリスクが発生した際の対応を定義しておきましょう。このとき、迅速に対応できるように具体的な行動計画を策定しておくことが重要です。緊急時に誰が指示を出すのか、どういった形で事業を継続していくのか、どのようにして従業員の安全を確保するのかなど、さまざまな検討が必要になります。
想定されるリスクの種類に応じて適切な対応を考えておきましょう。
策定したコンティンジェンシープランは、従業員へしっかり周知しておかなければなりません。
社内報などで報告するだけでは自分事としてとらえてもらえない可能性があるので、研修を実施すると良いでしょう。緊急時に行うべき対応をマニュアルとしてまとめ、経営層の承認を受けたうえで従業員への周知までを一連の手順として実施します。
コンティンジェンシープランを策定したら、定期的に見直しと改善を繰り返していきましょう。リスク環境や組織のニーズが変わったときなどは、忘れずにコンティンジェンシープランを見直しておかなければなりません。
現在策定している内容で問題ないか判断するためには、実際のリスクを想定した訓練を行うと良いでしょう。そのうえで従業員の動きや、想定していた対策に問題がないかを判断します。
改善が必要な点が判明した場合は、速やかに対処し、再度訓練する形でPDCAサイクルを継続的に運用することが求められるでしょう。
コンティンジェンシープランを策定する際には、いくつか押さえておきたい注意点があります。策定を始める前に以下の4つの注意点を確認しておきましょう。
コンティンジェンシープランは緊急時に備えた計画ではありますが、まだ発生していない緊急事態のために手間や時間をかけることに周囲から賛同を得られない可能性があります。
ですが、コンティンジェンシープランを正しく機能させるためには、周囲の協力が欠かせません。そのため、関係者からの賛同を得ておきましょう。
コンティンジェンシープランを策定したことをただ報告するのではなく、計画を策定する段階から関係者に参加してもらうことで理解を深められるでしょう。
ただコンティンジェンシープランを策定しただけでは、実際に緊急事態が発生した際にうまく機能しない恐れがあります。
策定したことに対して満足してしまうのではなく、想定される緊急事態に備えて適切に運用できるように整備していきましょう。
一度策定したコンティンジェンシープランは、常に最新の状態に保つことが求められます。
たとえば、新しい設備を導入したり、これまでとは災害の傾向が変わってきたりした場合はそれらの内容に合わせてコンティンジェンシープランも変更していきましょう。
企業として定めているコンティンジェンシープランは、従業員にも理解しておいてもらわなければなりません。
そのためには、定期的に研修や教育を行いましょう。一人ひとりの従業員が緊急事態発生時に求められることや、自身が行うべきことを理解しておくことで迅速な対応の実現につながります。
今回はコンティンジェンシープランとは何か、作成にあたって押さえるべきポイントや注意点について解説しました。
その重要性についてもご理解いただけたものと思います。万が一の事態に備えるためにもコンティンジェンシープランを策定しておいた方が良いでしょう。
また、企業においてはBCP対策も必要です。株式会社丸和運輸機関では万が一の交通網被災、物流機能の麻痺やサプライチェーンの途絶に備えられる「BCP物流支援サービス」を提供しています。
大きな災害時などは物流がストップしてしまうこともありますが、企業によってはそれが存続の危機になることもあるでしょう。物流を止めるわけにはいかない企業の担当者様は、ぜひご相談ください。
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