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BCPマニュアルとは、災害や感染症などのトラブル発生時に、被害を最小限に抑え、事業を継続・復旧するための手順を記したものです。
自然災害や感染症、システム障害など、企業を取り巻くリスクは年々多様化しています。
事前にBCPマニュアルを用意しておけば、有事の際にも冷静さを失わず、円滑に業務再開に向けて行動可能です。
この記事では、BCPの基礎からマニュアル作成手順、運用のポイント、作成時の注意点まで、詳しく解説します。
物流業に必要な対策もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
BCPとは、以下のような緊急事態に損害を最小限に抑え、業務を継続したり、早期の復旧を目指すための計画のことです。
BCPの策定には、平常時からリスクの把握、代替手段の準備、復旧までの手順を明確にしておくことが求められます。
とくに物流業界では、災害などによる輸送網の停止や在庫寸断が企業活動に直結します。
BCPを策定していないと、復旧スピードが大幅に遅れるため注意が必要です。
またBCPは、従業員の安全確保や取引先への責任遂行、企業価値の維持にも直結します。
そのため、業種や企業規模に関係なく、適切なBCPを策定することが大切です。
関連記事：BCP対策が義務化された背景と策定のメリットと運用のコツを解説
BCPマニュアルとは、有事の際に滞りなくBCPを遂行するために、事前に作成する手順書のことです。
事業復旧のための行動方針や連絡網、担当者などを定めておくことで混乱を防ぎ、損害を最小限に抑えることを目的としています。
BCPマニュアルは、被害の種類ごとに用意しておくと安心です。
自然災害やサイバー攻撃、感染症など、想定されるリスクを洗い出し、それぞれ準備しておきましょう。
関連記事：BCP（事業継続計画）策定のステップと押さえておきたいポイント
BCPマニュアルを作成すると、以下のようなメリットが得られます。
BCPによって事業の停滞を防げれば、取引先への供給が停止しない、地域経済に貢献できるなど、信頼性の向上にもつながります。
また、BCPマニュアルを作成する過程で、業務上の課題や改善点が浮き彫りになることもあります。
日々の業務の品質を向上させつつ、有事の際も冷静に行動できるため、BCPマニュアルは必ず作成しましょう。
BCPマニュアルの作成手順は、以下のとおりです。
正しい手順で作成することで、実効性の高いBCPマニュアルに仕上がります。
それぞれ詳しく解説します。
質の高いBCPマニュアルを作成するには、想定されるリスクを徹底的に洗い出すことが大切です。
まず、地震・台風・豪雨などの自然災害、感染症拡大、サイバー攻撃、停電やシステム障害など、考えられるトラブルを書き出します。
そのうえで、自社の立地や業務内容、設備、物流網の構造などを踏まえ、リスクになりうるポイントをトラブルごとに整理します。
その際、事業が中断した際に起こる影響を時系列順に整理しましょう。
リスクを体系的に整理できるため、抜け漏れのないBCPマニュアルの作成につながります。
洗い出したリスクに、以下の基準で優先順位をつけていきます。
発生頻度が高く、事業への影響が大きいリスクはもっとも優先度が高くなります。
一方で発生頻度が低くても、一度発生すると事業に深刻な被害をもたらすおそれのある災害なども、優先度は高いです。
リスクごとの特性を見極めれば、策定すべきBCPが明確になり、重要度の高いマニュアルから作成可能です。
BCPを発動する基準を決めておくと、有事の際にスムーズにマニュアルを実行できます。
基準が曖昧だと、発動が遅れて被害が拡大したり、反対に必要以上に業務を止めてしまったりするおそれがあります。
そのため、客観的に判断できる指標で発動基準を明確化し、マニュアルに含めておくことが大切です。
BCPの発動条件は、基本的には以下の2つの視点で考えます。
たとえば、物流企業の場合は「主要輸送ルートの通行止め」「倉庫稼働率の急低下」など、業務影響に直結する条件を設定します。
洗い出したリスクと自社の事業を照合しながら、緊急時でもスムーズに実行できる基準を設けましょう。
RTOとRLOを設定すると、BCPをスムーズに実行しやすくなります。
RTOは、事業停止による損失や顧客・取引先への影響を踏まえて設定します。
RLOは、通常時と同じ水準を求めるのではなく、リソースが限られた状況でも事業を継続できる現実的なラインを定めます。
それぞれ明確にすることで、必要な人員・設備・代替手段を逆算し、具体的な対策を立てることが可能です。
有事の際に事業を再開するまでの行動を、以下のように細かく決定します。
| フェーズ | 内容 |
|---|---|
| 初期フェーズ | 安全確保や被害状況の把握 |
| 応急対応フェーズ | 代替手段の稼働や重要業務の維持 |
| 復旧フェーズ | システムや設備の正常化 |
緊急事態の発生から復旧までの流れを段階的に整理し、フェーズごとに「誰が何をどの手順で行うか」を明確にすることが大切です。
フェーズ別に行動を定義しておけば、緊急時でも連携がスムーズになり、混乱を最小限に抑えられます。
最後にBCPの責任者を明確にしておきます。
あらかじめ責任者が決まっていると、トラブル時の行動指針になるため、混乱を抑えられます。
責任者が不明確だと、状況判断の遅れや部門間の連携不足が発生し、被害が拡大するおそれがあるため注意が必要です。
事業全体を俯瞰して判断できる管理職や、現場の状況に精通した担当者を責任者に任命しておきましょう。
BCPマニュアルを作成する際は、以下2つの点を意識しましょう。
基本に忠実に作成すれば、BCPをスムーズに実行できるマニュアルに仕上がります。
それぞれ詳しく解説します。
テンプレートやサンプルを活用すると、質の高いBCPマニュアルを効率的に作成できます。
既存の雛形を参考にすることで、必要な項目や記載内容の漏れを防ぎ、作成の手間を大幅に削減可能です。
反対に0からBCPを作成すると、手順やリスクの整理が難しく、時間がかかったり抜け漏れが発生したりするおそれがあります。
内閣府の事業継続ガイドラインや、各自治体が公開している業種別の事例集などを参考に、自社に合わせたBCPマニュアルを作成しましょう。
自然災害や感染症の拡大などは突然起こるうえに、被害内容の予測ができません。
そのため最初から100点を目指しても、対策や手順を最適化するのは難しいです。
内容が複雑になり、いざトラブルが発生した際に運用できないリスクも生じます。
また、内容にこだわりすぎてBCPマニュアルの作成に時間がかかり、準備が間に合わなくなると本末転倒です。
BCPマニュアルはできる範囲から段階的に作成し、必要に応じて専門業者の手を借りるなど、工夫しながら進めましょう。
以下5つの点を意識すれば、BCPマニュアルを適切に運用可能です。
それぞれ詳しく解説します。
BCPマニュアルの内容を事前に社内で共有しておけば、トラブル発生時にスムーズにBCPを実行できます。
従業員全員が以下のような情報を把握しておけば、迅速に事業を復旧したり、安全確保をとったりできます。
社内周知には、BCPマニュアルの配布はもちろん、社内研修や説明会の実施、メールでの定期周知などが効果的です。
従業員の危機管理意識の向上にもつながるため、BCPマニュアルを作成したら社内周知をしましょう。
BCPマニュアルに沿った定期訓練を実施すれば、従業員が実行内容をイメージしやすくなります。
災害の発生時は従業員も混乱状態にあることが多いです。
平常時より判断力や実行力が鈍っており、初めて見るマニュアルの内容をスムーズに実行できないおそれがあります。
定期訓練を実施しておけば、トラブル時の混乱を防げ、速やかな事業復旧が可能です。
また定期訓練では、BCPマニュアルの不備や手順の改善点が見つかることもあります。
BCPの品質改善につながり、より効率的な事業復旧や従業員の安全確保ができるようになります。
トラブルの際に代替となる拠点や人材などを確保し、BCPマニュアルに明記しておきましょう。
緊急時には、通常の手段や設備が使えない、担当者が怪我で業務につけないなど、さまざまな状況が想定されます。
想定されるリスクを洗い出し、それぞれにあらかじめ代替案を定めておくことで、スムーズな対処が可能です。
BCPマニュアルは、常に最新の状態に保つことが大切です。
世の中の状況はもちろん、業務内容や組織体制、取引先、使用するシステムや設備は時間の経過とともに変化します。
そのため、定期的に見直しを行い、新たに生まれたリスクや業務変更、法規制の改定などを反映させる必要があります。
BCPマニュアルの内容が現状に合わなくなると、緊急時に適切な対応ができなくなるおそれがあるため注意が必要です。
また、更新した際には従業員への周知も行い、全員が最新情報に基づいて行動できる体制を整えましょう。
見直し用のチェックリストを作成すると、BCPマニュアルの定期確認や改善がスムーズに行えます。
見るべき項目をリスト化することで、マニュアルの抜け漏れを防げ、緊急時に即座に対応できる体制を整えられます。
チェックリストには、以下のような項目を含めましょう。
チェックリストを使った確認結果をマニュアルに反映させれば、BCPの品質を常に高水準に保てます。
物流向けのBCPマニュアルを作成する際は、業界特有のリスクや業務フローを考慮するために、以下のポイントを意識しましょう。
それぞれ詳しく解説します。
物流業のBCPでは、分散戦略の導入が重要です。
倉庫や配送拠点、配送ルートを一極集中させないことで、災害などでダメージを受けた場合でも、事業を早期に再開できます。
たとえば、主要倉庫を複数の地域に分散して保有しておけば、1つの倉庫が被災しても他拠点での出荷が可能となり、納品遅延を防げます。
また、配送ルートも複数確保しておけば、道路閉鎖や天候による運行制限が発生した場合でも業務の継続が可能です。
在庫拠点の分散には、おもに以下3つのパターンがあります。
| 分散方式 | 分散方法 |
|---|---|
| 完全分散型 | 各拠点に全商品の在庫を配置する |
| 機能分散型 | 顧客区分や商品カテゴリーごとに拠点を分ける |
| バックアップ型 | 平常時は集約運用を行い、緊急時のみバックアップ用の拠点で分散運用に切り替える |
分散戦略では、拠点間での連携システムの構築も重要です。
以下のような項目を一元化できる物流管理システムの導入がおすすめです。
さらに、クロスドッキングや中継拠点の活用など、物流フロー自体の分散化も有効です。
分散戦略の導入は初期投資や管理の負担が増えるデメリットもありますが、緊急時の備えとして重要な、BCPの中核的な要素といえます。
災害や交通障害、事故、天候不良などにより、通常の輸送手段が使用できなくなるケースは少なくありません。
あらかじめ代替輸送手段を確保しておけば、納品遅延や顧客への供給停止リスクを最小限に抑えられます。
その際、陸路や空路、海路など複数のルートを組み合わせた代替案を用意することが大切です。
たとえば、トラック輸送だけでなく鉄道や船舶、場合によっては航空輸送など複数の手段を組み合わせて運用計画を策定します。
また、外部の輸送業者との連携や契約を事前に取り決めておけば、緊急時に迅速に手配できる体制を整えられます。
さらに、配送ルートの代替経路も同時に検討しておくことで、特定ルートの通行止めや交通渋滞が発生した場合でも柔軟に対応可能です。
あらゆる事態を想定し、多様な輸送手段を用意しておけば、緊急時の事業継続力を大幅に向上できます。
物流のアウトソーシングとは、専門業者が持つ設備や知識、ネットワークを活用することで、高水準なBCPを実行する手法です。
災害時は、自社だけでは復旧が困難なほどのダメージを受けるケースもあります。
その際、外部の専門業者に業務を委託する体制を整えておけば、リソースを分散できるため、業務停止のリスクを減らせます。
事前に委託先と緊急時の対応フローや優先順位を取り決めておくことで、混乱を最小限に抑えながら迅速な復旧が可能です。
ただし、アウトソーシングを活用する際は、委託先の信頼性や対応能力を見極め、最適な業者に依頼することが大切です。
候補企業が持つ倉庫の耐震性能や浸水対策、バックアップ体制の有無、保有する輸送ルートなど、BCP対策レベルを評価しましょう。
また、委託先の業者が複数の顧客を抱えている場合は、BCP実行時の優先順位も事前に確認する必要があります。
物流企業では、輸配送の停滞が顧客や取引先に直接的な影響を与えます。
有事の際に自社が抱えるリスクをすべて洗い出し、必要に応じてアウトソーシングによる柔軟な業務体制を構築することが重要です。
物流業のBCPでは、トラブル時の連絡網の整備が不可欠です。
連絡網とは、社内外の関係者と情報をスムーズに伝達・共有できる体制を指します。
緊急時の早急に体制を整え、業務を復旧・継続するために、以下のような関係者との連絡経路を明確にしておくことが大切です。
災害発生時には拠点の被害状況や輸送ルートの通行可否、在庫状況などの情報を即座に収集・共有する必要があります。
情報網が整備されていれば、複数拠点や部門間での情報共有が迅速になり、適切な判断や代替手段を実行できます。
また、連絡手段も複数用意しておくことが大切です。
災害時には基地局が損壊したり、パニックで電話回線が混線したりするケースも多いです。
電話が繋がらないときはメールやFAXなど、連絡手段を柔軟に切り替えられる体制を整備し、BCPマニュアルに記載しておきましょう。
BCPマニュアルを作成すれば、災害や感染症拡大などのトラブル発生時に、事業の継続や復旧に向けて迅速な行動が可能です。
作成の際は、リスクの洗い出しや重みづけ、RTO／RLOの設定、フェーズごとの行動指示など、段階的に情報を整理しながら進めます。
災害や感染症など、トラブルごとのリスクを考慮しながら作成することで、被害を最小限に抑えられる高品質なマニュアルが作れます。
また、有事の際にスムーズにマニュアルを実行するために、事前の社内周知や定期訓練なども必須です。
世間の情勢や新たに発生したリスク、法改正などを考慮し、適宜マニュアルを最新の状態にすることも大切です。
日常業務の延長として継続的にBCPマニュアルを更新すれば、あらゆる事態に落ち着いて対処できるようになります。
企業の信頼性向上や従業員の安全確保につながるため、適切なBCPマニュアルを作成し、正しく運用しましょう。
物流業のBCPマニュアル作成なら、丸和運輸機関にお任せください。
さまざまな企業の物流・輸送業務を支援してきた経験から、最適なBCPを策定いたします。
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